Importancia del personal indirecto.

“La gente cuyas vidas no tienen calidad, que trabaja en entornos de poca calidad no puede elaborar productos, procesos o servicios de calidad” (Koestler)"

Valor añadido

Es un tema sobre el que los directivos deben reflexionar si ven disminuir la participación de mercado o la cifra de negocios de la empresa en que trabajan. El valor añadido –y por consiguiente los beneficios- de una empresa depende sobre todo de la profesionalidad de su personal indirecto. El control individual y la motivación del mismo son muy difíciles.

La empresa utiliza varios tipos de recursos (materiales, edificios, personal, máquinas, etc.). Los clientes pagan cierta cantidad de unidades monetarias para obtener los productos o servicios que aquella proporciona. El valor de estas unidades monetarias debe ser superior al costo de los recursos empleados. A eso se le llama valor añadido y de él depende el beneficio (1). Uno de los recursos que la empresa utiliza es el personal llamado indirecto.

Inmediatamente surgen las siguientes preguntas:

¿Para qué se necesita el personal indirecto? Si ante una disminución de la cifra de negocios  tenemos que reducir el número de nuestros colaboradores, ¿podremos ser conscientes de las consecuencias que tendrá tal reducción? ¿Podremos medir  la eficiencia y la eficacia del personal indirecto? ¿Cómo mejorarlas? ¿Cómo motivarlo? ¿Sirven los estudios del tipo “OVA” (Overhead Value Analysis)?

Valor añadido y costo del personal indirecto en la Industria manufacturera

El personal indirecto es el que da valor al producto o servicio que vendemos.

Sus integrantes  averiguan, evalúan y especifican lo que quiere el mercado, desarrollan e introducen las innovaciones cuando son necesarias, tienen la responsabilidad de optimizar los procesos, se preocupan de reducir a un mínimo los recursos financieros necesarios para el funcionamiento de la empresa, compran los mejores materiales al mejor precio y al mejor proveedor, cuidan del personal como el activo más valioso de la empresa, aseguran la calidad que espera el cliente, colocan a tiempo el producto en el mercado al precio más alto posible, lo dan a conocer a los clientes recogiendo su información de retorno y mantienen o reparan el producto si fuera necesario, siempre a plena satisfacción del cliente.

El valor añadido –y por consiguiente los beneficios- de una empresa dependen de la profesionalidad de su personal indirecto, es decir el grado en que es competente y está motivado para el logro. Aptitud y actitud. El personal indirecto es el propietario de la mayor parte del Conocimiento (1) de la empresa. La Producción es el subproceso que añade menos valor a los productos, aunque sea imprescindible.

Cada vez que se habla de competitividad parece que nos estamos refiriendo al coste de la mano de obra directa en la industria. Si tenemos en cuenta que, en una industria manufacturera, la mano de obra directa representa alrededor del 5% del precio de venta, el material viene a ser el 40% y el personal indirecto alrededor del 30%, parece que habrá que pensar también en la productividad de éste. Como la industria solo es el 12% del PIB español, cuando hablamos de “el elevado costo de la mano de obra” nos referimos a menos del 0,7% de los costos de los recursos totales del país. Cada sector de actividad presentará unas proporciones diferentes pero probablemente el costo del personal indirecto en los diferentes sectores será incluso superior que en el sector industrial.

Medición del Valor añadido

Viendo la enorme importancia y el alto costo del personal indirecto, ¿cómo podemos medir su valor añadido? Es posible medir el valor añadido del personal indirecto en conjunto pero, en la mayoría de los casos, no el valor que añade cada uno.

El único indicador cuantitativo de la posición en el mercado de una empresa es su participación en su mercado objetivo (2) en unidades monetarias a valor constante. Si la participación se mantiene o aumenta es porque el producto que fabricamos o el servicio que suministramos ha dado a nuestros clientes, hasta el día de hoy, la satisfacción esperada. El problema es que no todas las empresas (sobre todo PYMES) pueden conocer cuál es su participación de mercado. Las técnicas de la Industria 4.0 serán –ya lo son- de gran ayuda.

Si empezamos a perder participación de mercado, es porque nosotros y nuestros colaboradores no estamos añadiendo suficiente valor. Recuperar o ganar participación es una labor larga, difícil cara y arriesgada. Si lo que disminuye es la cifra de negocios y la participación se mantiene constante es porque el mercado se ha hecho más pequeño. Deberemos crear las condiciones para aumentar el valor añadido y ganar participación o, durante un cierto periodo, reducir el personal sabiendo que corremos un gran riesgo ya que al propio tiempo perdemos Conocimiento y es muy difícil prescindir del personal que menos aporta. Si cometemos errores, probablemente desmotivaremos a los mejores.

Este indicador tampoco nos dice si tenemos o no el personal indirecto necesario y suficiente ni el valor que añade cada uno.

“El personal indirecto tiende a crearse trabajo mutuamente, sin provecho para la empresa y los clientes” (Parkinson).

Veamos ejemplos: reuniones, correo electrónico, informes, viajes, controles, formación que no se utiliza, visitas a ferias sin provecho, etc. Podemos tener personal exhausto y que no genera valor. Hemos de evitar a toda costa crearnos trabajo unos a otros, sin provecho para los clientes y por tanto para la empresa

(1) Conocimiento = Información + Experiencia
(2)Una empresa es rentable si su valor rebasa los costos de crear sus productos. El VALOR y no el costo, debe utilizarse al analizar la posición competitiva de una empresa (Porter).

(3) O mercado al que quiere servir. BMW no compite con DACIA.